Nel tempo, ogni operatore “fai da te” si crea le proprie abitudini di acquisto e presta poca attenzione ai sistemi di ottimizzazione e alle differenti esigenze da tutelare, talvolta contrapposte. E ne possiamo elencare almeno quattro:

  1. TECNICHE (ottimizzazione dei flussi in entrata e in uscita, nonché degli spazi)
  2. QUANTITATIVE (rifornimento dei fabbisogni)
  3. ECONOMICHE (mantenimento delle scorte di sicurezza con provviste a costi competitivi)
  4. FINANZIARIE (speculazione su specifiche offerte da parte dei fornitori)

Naturalmente le abitudini d’acquisto, che conducono a privilegiare soggettivamente ora l’una ora l’altra esigenza, si riflettono direttamente sul magazzino. Ma cos’è un magazzino? Possiamo definirlo come un ammortizzatore tra la variabilità del mercato e la rigidità del sistema di approvvigionamento, atto a fronteggiare la domanda senza stressare gli acquisti. Un vero e proprio “polmone”, vitale come l’aria. E siccome esso ha un costo, cerchiamo di non dissiparne il valore attraverso una corretta gestione.

In effetti i vantaggi finanziari che ne possono scaturire sono così sintetizzabili:

  1. migliore liquidità finanziaria;
  2. riduzione del rischio di svalutazione per variazione prezzi;
  3. minore indebitamento a breve termine;
  4. riduzione del capitale impiegato nel magazzino.

E i correlati vantaggi dal punto di vista economico non sono da meno:

  1. riduzione degli scaduti;
  2. aumento dell’indice di rotazione;
  3. riduzione della profondità di gamma non necessaria;
  4. riduzione degli oneri finanziari.

Ovviamente, l’attenzione al magazzino parte da una corretta politica degli acquisti. Pur non affrontando l’argomento dal punto di vista scientifico o rispetto alle esigenze della grande azienda, suggerisco sempre di osservare i seguenti punti di domanda:

  1. Quando acquisti, consulti sempre le tue statistiche di vendita e l’indice di rotazione?
  2. Il tuo personale è coinvolto nelle decisioni d’acquisto?
  3. Acquisti prevalentemente sulla base di quanto fatto lo scorso anno/stagione o gestisci un budget?
  4. Acquisti osservando esclusivamente lo “sconto” applicato dal fornitore?
  5. Sai valutare l’impatto finanziario degli omaggi?
  6. Valuti con attenzione la tempistica dei pagamenti?
  7. Conosci il prezzo effettivo unitario a cui hai acquistato il prodotto?

Ti riporto questo episodio: la ragioniera di una farmacia, un giorno, mi chiamò allarmata perché non riusciva a far “digerire” al proprio titolare l’idea che il viaggio premio incluso in un’offerta di prodotti era particolarmente oneroso per l’economicità dell’operazione. Analizzammo assieme le fatture e scoprimmo l’arcano: acquistando il fabbisogno per un anno, con uno sconto dai prezzi di listino attorno al 20%, si aveva diritto alla fatidica vacanza; altrimenti lo sconto sarebbe stato del 60%. Sai a quanto ammontava la valutazione del viaggio? A cinquemila euro, con in più il vincolo di una quantità di prodotti in carico che sicuramente avrebbe condotto alla scelta finale del 3 X 2!

Purtroppo è finito il tempo in cui gli acquisti venivano effettuati sovrappensiero, magari sotto la spinta delle offerte “chiavi in mano” da parte dei rappresentanti; il tempo in cui era tollerabile uno scarso collegamento tra il magazzino e il banco, oggi sempre più finalizzato a spingere quei prodotti a ridotta rotazione (è cambiato il ruolo del magazziniere!); e il tempo in cui esisteva un’oggettiva disattenzione verso gli indici di rotazione dei prodotti in giacenza. Pertanto, prepara la “pagella del fornitore”, sulla falsariga di quella qui proposta, che riassume alcune condizioni contrattuali e comportamenti di fornitura che hanno un forte impatto sulla tua gestione. Ovviamente, per semplicità, nella tabella viene riportato il costo d’acquisto del principale prodotto da te richiesto; ovvero, puoi valutare uno sconto medio di acquisto che ti viene concesso su tutta la merce. Hai l’obbligo di acquistare quantità minime per singola fornitura o nell’arco dell’anno? Devi acquistare secondo una scansione temporale concordata? I tempi di pagamento quali sono e, soprattutto, con quale criterio li stabilisci? Quanto incidono nella realtà gli interessi passivi per dilazione o ritardo nei pagamenti? Qual è il valore economico degli omaggi ricevuti? Contrattualmente ti vengono concessi degli sconti sotto forma di note credito o premi dai fornitori? Se sì, a quali condizioni? E l’intero processo d fatturazione è chiaro e dettagliato o dai documenti fiscali ti è alquanto difficile stabilire a che prezzo stai acquistando i prodotti da te richiesti? È prevista la possibilità di restituire la merce? L’operazione “cambio-merce” viene gestita dal punto di vista fiscale in modo sommario (c’è anche questo!) o puntuale? Valuta e discrimina!

Un modo leggermente differente di stimare la tua politica degli acquisti può essere supportato da una valutazione di quelle linee di prodotto di maggior fatturato e interesse per la tua farmacia: in una parola, agisci come ritieni utile e necessario per te, anche in funzione delle tue competenze in materia e dei supporti consulenziali che ricevi, ma agisci! Vale la pena di fare male all’inizio qualunque cosa valga la pena fare bene (Marshall Thurber).