In una farmacia mi trovai di fronte a questa scena “raccapricciante”: a una specifica mia richiesta relativa a determinate giacenze, dal sistema gestionale saltarono fuori anche dati negativi! Sì, proprio così, le quantità giacenti erano riportate per alcuni prodotti col segno meno. Cosa mi stava “dicendo” il pc? “Guardi, dottore, che qui mi trascurano a tal punto che nessuno si prende la briga di consultarmi. Immagino al banco come vengono scaricati i prodotti venduti e in magazzino, magari, se e come vengono caricati”. Ed io, tra me e me: “E se qui arriva la finanza…”.

Ma per fortuna si tratta di eccezioni. Se da un lato sono differenti le esigenze legate al farmaco e quelle legate al parafarmaco, essendo però diversi anche i canali di approvvigionamento (distribuzione diretta, cooperative, grossisti), che a loro volta hanno influenza sulle scelte relative alla frequenza d’acquisto, non bisogna dimenticare che essi non sono ovviamente indifferenti rispetto all’impatto sui costi della gestione. Infatti possiamo distinguere due modalità comportamentali:

  1. COMPRO POCO E SPESSO: al crescere della frequenza d’acquisto si riducono costi di magazzino (spazi ridotti, minori invenduti e scaduti, ridotti interessi passivi, nonché costi per il personale, per le spese d’assicurazione,…);
  2. COMPRO MOLTO E RARAMENTE: al crescere delle disponibilità di magazzino si riducono i costi di approvvigionamento (maggiori sconti quantità, minor numero di ordinativi e spese amministrative connesse).

Ovviamente esistono sistemi matematici che aiutano a prendere decisioni ottimizzate, ma non rientrano nelle finalità di queste considerazioni. Spendiamo, piuttosto, qualche parola sugli indici di rotazione della merce. I benefici connessi a valori elevati (il numero di volte in cui il prodotto “ruota” in magazzino durante l’anno) sono così sintetizzabili:

  1. ridotto capitale utilizzato;
  2. offerta di un più ampio assortimento, a parità di capitale investito;
  3. riduzione degli spazi di magazzino;
  4. riduzione dei costi di immagazzinaggio.

Mentre i problemi che si rilevano, sempre con indici molto alti, sono i seguenti:

  1. maggiore lavoro amministrativo e di messa in ordine;
  2. rischio di rottura di stock e perdita di vendite/clienti;
  3. minori sconti sulle ridotte quantità acquistate.

Nell’ipotesi in cui si riscontrano bassi indici di rotazione, viceversa, le cause possono ritrovarsi tra queste:

  1. troppe marche per categoria merceologica o troppi formati per prodotto o varietà a prezzi diversi;
  2. non si sa esattamente che cosa la clientela vada cercando;
  3. il personale di vendita non conosce bene l’assortimento del magazzino;
  4. acquisti eccessivi;
  5. presenza di merce scaduta, che deteriora l’indice di rotazione delle scorte (apparentemente esso diminuisce).

E nello schema sottostante ecco le semplici formule per la sua valutazione, sia nella forma assoluta (l’indice, appunto) che relativa (il numero calcolato esprime i giorni di giacenza media della merce).

INDICE di ROTAZIONE =

COSTO (o QUANTITA’) del VENDUTO / VALORE (o Q.TA’) GIACENZA MEDIA

GIORNI di GIACENZA =

[VALORE (o Q.TA’) GIACENZA MEDIA / COSTO (o QUANTITA’) del VENDUTO] X 365