Il sistema gestionale in farmacia è molto spesso ignorato nelle sue funzionalità ovvero trascurato, per cronica mancanza di tempo. E su questo dobbiamo tornarci. Io, però, aggiungerei anche due ulteriori fattori ad aggravare la situazione: un po’ di pigrizia e scarsa conoscenza di cosa effettivamente monitorare. Il controllo statistico delle vendite rientra nel fattore “pigrizia”, perché tutto sommato è semplice, intuitivo e necessario. E non si vede il motivo per non doversene occupare settimanalmente, secondo una tempistica ottimale, soprattutto se stiamo parlando di prodotti a forte stagionalità.

Questa mancanza, tuttavia, spesso nasconde anche l’assenza di sistemi incentivanti, di cui parlerò più innanzi, ma già di per sé dovrebbe essere considerata una grave carenza direzionale. Per avere una rappresentazione di ciò che è stato e di ciò che sarà (o che potrà essere) è bene partire dai dati e non dalle opinioni. Quanto questo approccio abbia un gran valore nella gestione dei collaboratori lo potrai apprezzare nel momento in cui avrai voglia di valutare con loro i risultati della loro attività, del loro impegno.

Già scrissi in un articolo che i vantaggi nell’utilizzare le rappresentazioni statistiche sono di diverso tipo:

  1. nel capire i perché di un successo o i motivi di un mancato obiettivo, le statistiche aiutano la comprensione dei comportamenti umani;
  2. la stessa definizione di un risultato atteso è attività di scarso valore se non monitorata da dati oggettivi per la valutazione delle performance di gruppo e individuali;
  3. per di più, una verifica statistica di un dato fenomeno necessita della condivisione di un metodo, per confrontarsi con la realtà;
  4. in definitiva, attraverso un sistema statistico il merito può e deve emergere non come discrimine rispetto a chi ha meno talento, ma come termine chiaro di riferimento di azioni di successo che conducono a risultati incentivabili.

In base a quale tipo di informazioni, invece, vengono prese decisioni aziendali anche importanti? Tre sono gli errori su cui si scivola facilmente:

  1. spesso le fonti informative sono costituite da semplici opinioni, magari provenienti da persone che hanno una grande influenza su di noi;
  2. altre volte consideriamo solo gli ultimi dati aziendali a nostra disposizione;
  3. ovvero, confondiamo una nostra speranza o desiderio con un dato certo e reale.

Tutto questo non va bene e conduce a errori spesso gravi: il farmacista buon imprenditore ha bisogno di decidere sulla base di dati, non di opinioni o di fantasie e una statistica è di sicuro il modo più semplice e diretto per riassumere in una pagina informazioni relative a un arco temporale che si ritiene sufficientemente ampio.

Puoi utilizzare le statistiche di prodotto, di linea ovvero di reparto, a seconda delle necessità, ma ciò che più conta è l’abitudine in sé alla verifica quantitativa dell’attività commerciale. Distingui, infine, le statistiche a carattere strategico, di pertinenza direzionale (andamento della liquidità finanziaria, del livello di indebitamento, della marginalità prodotta per linee di prodotto o per reparto,…) e le statistiche operative, utili a coinvolgere i membri del gruppo (andamento delle quantità vendute per reparto o per addetto, andamento del fatturato, afflussi e risultati post-eventi in farmacia, rotazione del magazzino, andamento degli scaduti, effetto delle iniziative promozionali,…).