Nella mia attività di consulente mi trovo inevitabilmente a interagire con persone e personaggi. Vi sono individui che sono, nel bene e nel male, dei veri e propri personaggi in azienda ma, vi assicuro, uno di essi particolare, che non ha né testa né cuore bensì righe di programmazione, lo incontro sempre: il signor “Gestionale”. Lo considero un personaggio perché la differenza che mi salta in mente tra persona e personaggio è semplice: la prima puoi provare a gestirla, perché puoi interagirci; il secondo no, perché con i suoi modi di fare abbastanza preimpostati e strutturati è lui che gestisce te!

Ebbene, è proprio il caso del software gestionale; un personaggio che facciamo entrare in casa senza curarcene più di tanto. Beh, se in precedenza parlavamo della tua diffidenza nei confronti dei collaboratori scusami, ma permettimi di dirti che nel caso della scelta del gestionale spessissimo ho notato che affronti con leggerezza e superficialità la decisione. E sai perché? Te ne elenco i motivi che mi sembrano principali:

  1. Innanzitutto, dobbiamo capire a cosa serve questo investimento (perché tra acquisto, canone di assistenza, formazione all’utilizzo e attività quotidiana delle persone che vi interagiscono, i numeri che muove sono interessanti).
  2. Poi, dobbiamo comprendere a chi è legata la software house che lo produce (ho sentito dire che i dati della farmacia possono essere prelevati telematicamente, pressoché gratuitamente, e utilizzati dai fornitori di prodotti e servizi per profilare che tipologia di farmacia sei e qual è la migliore offerta di prodotti da proporti, a dispetto della concorrenza).
  3. Infine, dobbiamo capire la logica con cui il software funziona (ho visto con i miei occhi utilizzare aggregazioni di dati talvolta sconcertanti, spesso inutili o ridondanti; altre volte servirsi di un linguaggio economico addirittura scorretto o poco funzionale e molte volte non trasparente ai fini della lettura e interpretazione dei dati).

Ora, non voglio fare una filippica contro i gestionali, ma siccome ho dichiarato sin dalla prima pagina di questo libro che per essere dalla tua parte dobbiamo fare della chiarezza un principio imprescindibile, anche quando essa è scomoda, diciamoci tutto già sapendo che le evoluzioni tecnologiche sono talmente rapide che quanto da me scritto può essere sconfessato anche nel breve volgere d’un soffio di vento.

Da un lato, quindi, mi sembra che questi software siano talvolta progettati da informatici e con la consulenza di soli farmacisti, dimenticando che un esperto di gestione aziendale (ho detto di “gestione aziendale”, figura che non coincide necessariamente col commercialista) potrebbe aiutare di molto l’usabilità ai fini decisionali del software stesso. Dall’altro, devo sistematicamente registrare il ridotto utilizzo dei dati e degli strumenti del sistema gestionale da parte del titolare per pigrizia, ignoranza, fretta, poca dimestichezza nella tecnologia, scarsa capacità di gestire il proprio tempo, e chi più ne ha più ne metta. Orbene, il sistema gestionale della farmacia è paragonabile alla centralina elettronica di un’auto, regolatore del fluire delle diverse attività. Dobbiamo rammentare che va ben alimentato, se ne vogliamo godere delle sue prestazioni ottimali.

A me sembra, invece, che sia immaginato per lasciare il povero farmacista con le idee abbastanza confuse. Ma anche il titolare ci mette del suo. Ho appena detto che il gestionale in farmacia è molto spesso ignorato, ovvero trascurato nelle sue funzionalità, per vari motivi, ma il più importante tra essi è sicuramente la scarsa conoscenza di cosa effettivamente monitorare.

Già in altre pagine, avrai potuto chiarirti l’importanza delle statistiche di vendita e la possibilità di farne dei confronti temporali (questo mese rispetto a quell’altro o al medesimo mese degli anni precedenti), personali (questo collaboratore rispetto a quell’altro) e spaziali (quest’oggetto di osservazione rispetto a quell’altro). Tutta la filosofia dei sistemi di incentivazione, legata a doppio filo con la motivazione dei collaboratori, è impraticabile senza dati oggettivi. Abbiamo anche affrontato tutta la parte relativa al controllo di gestione e ci dobbiamo dedicare ora agli acquisti: sto parlando delle marginalità per reparto, della formazione dei prezzi al pubblico nonché degli indici di rotazione dei prodotti in magazzino, solo per fare qualche esempio.

Una domanda su tutte: se voglio fare l’analisi di determinate linee di prodotto o di settori specifici o della produttività delle singole persone, riesco col mio gestionale a personalizzare, con appositi filtri di ricerca, tabelle e statistiche? Spessissimo mi è successo che il farmacista non sapesse neppure cosa era compreso in un determinato raggruppamento preimpostato nel software! Ma mi rendo conto che non è solo colpa sua: alcuni prodotti vengono classificati, nel tempo, in categorie diverse dalle case farmaceutiche (i motivi, spesso, sono soprattutto di carattere economico), con l’avallo degli organi istituzionali, e le software house aggiornano in automatico gli archivi dei loro gestionali lasciando inconsapevoli gli stessi farmacisti clienti (paganti).

Infatti, non è stato così infrequente imbattermi nella situazione in cui, non senza sorpresa da parte mia e del titolare, facendo un’interrogazione relativa a dati di vendita o d’acquisto riferita a un certo periodo di tempo, in giorni diversi saltavano fuori dati differenti dal computer della farmacia!